Opération lourde, aussi bien en termes de gestion logistique que par ses conséquences possibles, le transfert industriel exige une importante planification en amont. Lorsque toute la phase de projet est bouclée et que la décision du transfert d’usine est actée vient le moment où chaque étape doit être prévue concrètement. Calendrier, identification des collaborateurs pour le mener à bien, préparation administrative et optimisation du transport, ce sont les grandes lignes de la préparation d’un déménagement industriel réussi. Voyons comment tout cela peut se mettre en place.
L’importance du calendrier pour le transfert industriel
Le premier objectif du transfert industriel est qu’il soit mené dans les délais les plus courts possibles. Car qui dit transfert des capacités de production dit arrêt de la production et donc de l’activité. On comprend aisément qu’un arrêt prolongé est préjudiciable et peut affecter la bonne marche de l’entreprise. Si tel est le cas, le transfert industriel, vu comme une opportunité, peut devenir un handicap. C’est pourquoi, une fois la planification du transfert terminée, la préparation doit être minutieuse pour que chaque étape se fasse sans retard et permette un redémarrage d’activité rapide. Même si un transfert industriel est un événement exceptionnel pour une entreprise, il est important de mener celui-ci comme un autre projet. Si les façons de procéder et la répartition des rôles sont identiques à celles habituellement menées lors de chaque gestion de projet au sein de l’entreprise, alors tout sera beaucoup plus fluide. Chacun saura de quel délai il bénéficie pour mener sa mission à bien, et aussi de quels moyens.
Tisser des liens de confiance avec les prestataires extérieurs
Le transfert industriel induit un déplacement physique des machines de l’entreprise, opération qui implique de s’adresser à un prestataire extérieur spécialisé dans ce type d’opération. La phase de planification du transfert aura déjà permis d’identifier les prestataires possibles, d’en choisir un ou plusieurs, en fonction de l’importance du transfert. Le calendrier du transfert aura également été négocié en amont. Pendant la phase de préparation proprement dite, des liens étroits doivent être tissés avec ce prestataire pour éviter toute mauvaise surprise de dernière minute. Pour qu’aucune ambiguïté ne subsiste, il est bon de procéder à une évaluation de l’état des machines en compagnie de ce prestataire. De cette façon, celles qui seront les plus compliquées à démonter et remonter seront identifiées, tout comme les plus fragiles. Cela permettra d’anticiper de potentielles difficultés au redémarrage, qui ne constitueront pas une mauvaise surprise. Et cela évitera aussi que les uns ou les autres se rejettent la responsabilité de ces difficultés. La confiance est un maître-mot.
Prévoir un surplus d’activité avant le transfert industriel
Il y a des paramètres à prendre en compte pour prévoir au mieux une activité trop importante avant votre transfert industriel : anticiper l’administratif, optimiser le transport. Comme déjà mentionné, le transfert d’usine provoque automatiquement un arrêt provisoire de la production. Toutefois, cela ne signifie pas forcément de devoir renoncer à honorer certaines commandes durant la phase de transfert. Mais, pour pallier à l’arrêt prévu de la production, prévoir, en amont, une accélération de celle-ci dans les semaines précédant le transfert pour constituer des stocks est une option à envisager si, du moins, l’état du marché la rend pertinente. Il faut alors prévoir des achats supplémentaires de matières premières, organiser, sur un temps court, des cadences de travail plus soutenues. Ce qui passe, bien sûr, par des négociations avec le personnel. Parallèlement, il faut penser à la partie administrative. Bien communiquer la nouvelle adresse de l’entreprise à l’ensemble des fournisseurs et clients. Ne pas oublier non plus d’organiser le suivi du courrier qui arrivera juste au moment du déménagement industriel, durant la phase d’entre-deux. Enfin, penser également à refaire les en-têtes de l’ensemble des documents internes. Plus cela est anticipé, moins le risque de confusions ou de cafouillages est grand. Pour finir, si le déplacement de machines industrielles est une opération complexe, lourde et qui ne peut être menée qu’avec des moyens spécifiques, il n’en va pas forcément de même pour le mobilier de bureau. Le maniement et déplacement de celui-ci est beaucoup plus simple et ne demande parfois même pas de démontage particulier. Essayer, dans la mesure du possible, d’utiliser les capacités de transport de l’entreprise pour déménager les meubles est en soi une bonne solution d’optimisation du transport et, logiquement, une source d’économies.